2020 tavaszán az irodisták jelentős része megszerette az otthoni munkát, pedig sokaknak csemetéik, társuk, kutyájuk, macskájuk és a digitális oktatás is a nyakukon volt. Mégis úgy tűnik, hogy az utazással megspórolt idő, az otthon melege és az ellenszenves kollégák elkerülése igen vonzó tényezők lettek és várható, hogy a home office és az online meeting mint műfaj, hosszú távon is velünk maradnak. Ideje megtanulnunk.
Az online meetingek fejben nagyon fárasztók, az agyunk néha azt sem tudja, hol van. Keményen dolgoztatjuk, hiszen még ha látjuk is a másikat, sokkal nehezebb dekódolni a másik testbeszédét, hangsúlyát, így több energiát követel hogy megértsük mit is akar. Néha nem is sikerül. Küzdünk a technikával, a zavaró tényezőkkel, a résztvevők reakcióival.
A digitális megbeszéléseket lehet - és kell is - jobban csinálni. Fontos, velünk marad, még nem vagyunk benne rutinosak, megéri tehát időt és energiát tenni ennek fejlesztésébe.
De mielőtt a közepébe csapunk, elmesélek egy rövid történetet:
Sok éve egy forró nyári napon a 80 éves nagymamám a tűzhely előtt állt és a kedvenc ételemet készítette, ahogyan azt csak egy nagymama tudja. Mellette kotnyeleskedtem, kezemben papírral és tollal, próbáltam felírni a receptet, folyton kérdezgettem, miből mennyi kell. Mennyi a só, a bors, a paprika? Ő csak ennyit mondott: kisfiam, amennyit felvesz.
A lenti eszközökkel is így van. Más egy weekly, egy státusz, egy döntéshozó, vagy információ átadó meeting. Mindegyikből annyit tegyünk bele, amennyit az adott téma, a résztvevők és kedves olvasó habitusa felvesz.
1) Tervezz előre
Tényleg kell a meeting, mailben nem lehet lerendezni? Csak a legszükségesebb résztvevőket hívd el, akik véleményezési, vagy döntési helyzetben vannak. Miért, miről, kivel akarsz beszélni, hová akarsz eljutni? Kitől mire van szükség?
Ha terjengős, sehová sem vezető megbeszéléseket tartasz a magad, illetve a többiek idejét pocsékolod.
A meghívóba írj agendát és ne feledd a kapcsolódási infókat, linkeket. Ki hív kit, mikorra legyenek ott. Írd bele, kitől mit vársz, hogy legyen idejük felkészülni. Próbáld el a technikát, élesben ciki szerencsétlenkedni.
Linkek a meghívóban, agenda, ki mivel készüljön, hová akarsz eljutni.
2) Minimalizáld a zavaró tényezőket
Keress egy csendes zugot, ahol lehetőleg nem zavarnak. Használj fülhallgatót. Van az úgy, hogy füvet nyír a szomszéd, de legyenek ezek a kivételek. Az eszközeid legyenek töltőn, készíts oda egy pohár vizet. Figyelj a kinézetedre: ne a hátad mögött legyen az ablak, mert az ellenfényben egy fekete szörnyetegnek fognak látni, emeld meg a géped, hogy a kamera a szemed magasságában legyen és a csíkos, aprókockás ruháidat se ide vedd fel. Az irodában is figyelsz a megjelenésedre, legyen ez így online is.
Az MLSZ online küldöttgyűlése - nézd az arcokat és azt, hogy milyennek látszanak. Melyik lennél?
3) Érkeztesd meg őket
Az in medias res kezdést hagyjuk meg az ókoriaknak. Egy gyönyörű szelet bélszínt sem teszünk a fagyasztóból rögtön a sütőbe. Jobban jársz, ha mielőtt belecsaptok, kicsit bemelegíted a társaságot.
A megbeszélés nem kezdődik el, amíg mindenki meg nem szólal.
Nem kell jópofizni, a „hogy vagytok” kérdésen felül lehetsz komoly is, a „mire van ma szükséged” vagy a „ki hogy halad a munkájával” kérdéseken felül a számonkérés felé is mehetsz, tudod, amennyit felvesz. Szabályok, agenda, egy mondat mindenkitől, aztán mehet a móka.
4) Közös szabályok kellenek
Mondd el az elején, mit vársz tőlük és #tartsátokbe. Ha zajos helyen van, némítsa magát, egyébként jobb, ha hallod az apró zörejeket. Használjatok kamerát. Aki 2020-ban nem tudja megoldani, hogy egy megbeszélésen legalább kis képen, de lássa a kollégáit, az digitális analfabétának tekinthető.
Ha gyenge a net, a kamera kikapcsolása segíteni tud. Ne vágjanak egymás szavába, jelezzék, ha meg akarnak szólalni és tartsák magukat az agendához. Mondd el nekik, hogy ezek betartása közös érdek.
5) Kötelezd el őket
Online rettentő nehéz fenntartani a figyelmet, ezért érd el, hogy akarjanak odafigyelni. Ha te sem tudod, minek vannak ott, ők pláne nem fogják tudni.
Az elkötelezés erővel nem megy, ezért a legjobb taktika, ha olyan megbeszélést hívsz össze, ahol azok vannak, akiknek kell és arról beszéltek, ami nekik is fontos.
Értsék, miért fontos a megbeszélés és tudják, mit vársz tőlük és legyen szerepük, feladatuk. Ha ezt az elején érthetően el is mondod nekik, az kis lépés lesz az emberiségnek, de nagy lépés neked.
6) Tartsd a szemkontaktust
Az online világ specialitása, hogy szemkontaktushoz a kamerába kell nézned. Ez nehéz, de gyakorlással menni fog. Így könnyebb fenntartod a figyelmet. Ráadásul ha hang is van (tudod, zörejek) kép is van, (kamerakép) és amikor hozzájuk beszélsz, a számítógépeden pislákoló ledet nézed ők azt fogják látni, hogy rájuk nézel, a szemükbe nézel – és online az ilyen apróságoknak komoly szerepük van.
Ha teheted, emeld meg a monitorod - jobb a gerincnek, szem magasságban van a kamera, jobban fogsz kinézni és nézz a kamerába - így lesz meg a szemkontaktus.
7) Tedd interaktívvá
Ha nincs hang és kamera, sosem tudod meg, ha a weekly alatt mit művel a kollégád. Szavaztass, szerkesszetek közösen anyagot, de ha olyan kedved van, az ovis jelüket is rárajzolhatják a nagyon corporate slide-odra.
Az a fontos, ahová el akarsz jutni, és befeszülve ez nem fog menni.
Mindenre van alkalmazás, felület, csak rajtad múlik, mit használsz. Ha semmi sem jut eszedbe, használd a chatet: kérd ki a véleményüket egy mondatban, írják be, majd küldjék el egyszerre. Emeljék fel a kezüket, ha egyetértenek. Csinálnak valamit és ki tudja, még a végén értékes gondolatokat kapsz.
Ha nincs interaktivitás, villámgyorsan elveszíted a többiek figyelmét – a személyes meetingen is vannak telefont nyomkodók, itt még könnyebb is lógni. Itt jó tippeket találsz.
8) Vezess határozottan
Az online megbeszéléseket határozottan kell vezetni – tudod, amennyit felvesz. Tartsd kezedben az irányítást, kérdezz, de várj pár másodpercet, mielőtt valakit megszólítasz, hogy át tudja gondolni a válaszát. Kerüld a hosszú csendet. Vedd át a szót, ha más témát hoz be valaki, ne engedd elkalandozni a csapatot, tartasd be a megbeszélt szabályokat – ezért kell azokat lefektetni már az elején.
Légy határozott, tartsd az irányt, add-vedd a szót, de ne felejtsd: befeszülve nem fog menni.
Ne menj el a falig: hosszabb meeting esetében 50 percenként tarts szünetet.
Beszélj lassabban, hagyj időt a megértésre. Maradj a napirendnél, tudd, hová akarsz eljutni, ezt mondd is el nekik. Ha te sem tudod… Nos, gondolj a Tiszára a szabályzása előtt. De olyan meetinget nem akarsz.
9) Legyen összefoglalás, memó
Menjünk biztosra. Arra kell törekednünk, hogy mindenki tudja, mi a dolga. Ezért kell a megbeszélés után memót küldeni – ha ügyesek vagyunk, azt az egyik kollégánk már megírta, vagy legalább a vázat elkészítette, lásd az elköteleződésnél.
Feladatok, határidők, felelősök, szép része ez a multilétnek. Adott napon a sokadik megbeszélés után Te sem mindig emlékszel, mi volt az elsőn – hogy mit ígértél, vállaltál be. Segítsünk egymásnak. Ezek legyenek azonos formátumban, írhatja bárki, de vezetőként mindig nézd meg, mielőtt publikus lesz.
10) Próbálj, majd próbálkozz
Zárj be minden felesleges ablakot a gépeden. Próbáld el a vetítést, a képernyő megosztását. Ez az első lépés. Ha ez már megy, lépj tovább: rengeteg hasznos oldalt találsz a neten. Padlet, scrumblr, Slack Conceptboard, hogy csak a kedvenceimet említsem. Interaktívvá, hatékonnyá, egyben élvezetessé varázsolják a megbeszélést. Online remek játékszereid lehetnek, csak akarnod kell. Játssz velük, hasznosak. Add meg magadnak a felfedezés örömét.
+1: Légy energikus
A normál energiaszintedből a kamera nagyon sokat elvesz. A megbeszélés előtt tisztítsuk ki a fejünket, pörgessük fel magunkat picit, álljunk fel, menjünk egy kört.
A hosszú, monoton prezentáció, a bullet pointokkal teli corporate template egy online megbeszélésen felér az altatóval.
Nem kell túlmozgásosnak lennünk és fülig érő szájjal ugrálni a kanapén, fontos az arany középút - játsszunk a hangunkkal, mozgassuk a társaságot, hogy ne legyen unalmas az, amit csinálunk. Gondolj a résztvevőként megélt unalmas meetingjeidre. Jobb vagy annál!
Ne legyenek illúzióink: nem csak kirándultunk egyet a home office világába,
hanem a mi világunk lesz sokkal inkább a home office-é.
A projekteknek haladni kell, mert a multicégek Walhallájában egymás mellett ülnek a fontos arcok: KPI, ROI, EBITDA, OPEX és CAPEX, akiket nem érdekel sem a piaci környezet, sem a kijárási korlátozás. Ők eredményt akarnak a havi utalásért cserébe.
Változott a világ, nekünk is alkalmazkodni kell. Nincs visszaút.
Ezért új tudás, új készségek, új gyakorlatok kellenek.
#ASAP
