Egy képzés során olyat tettem, amit még sosem csináltam korábban: egy csoporttal, egy témában, egy napon délelőtt online, délután személyesen dolgoztam. Igyekeztem az online és a személyes képzések legjobb tulajdonságait vegyíteni, ráadásul vettem a bátorságot, hogy mindezt le is írjam.

A felkérés célja egy 12 fős, fiatal, innovatív IT tanácsadó csapat személyes prezentációs készségeinek fejlesztése volt. A képzés eredeti felépítése 2x2 napról szólt, majd a második alkalom után egyfajta gálát tartunk, ahol a résztvevők a cég menedzsmentjének prezentálnak arról, ők hogyan tennék jobbá a vállalat működését. A résztvevők megmutatják, mit tanultak és egyben lehetőséget kapnak arra, hogy a vezetők csak rájuk figyeljenek.

Ez volt a terv, de a csapat már az első napon jelezte, hogy a munkájuk jelentős részét nem a személyes, hanem az online meetingek és az azokon való prezik teszik ki. A résztvevők elsősorban arra voltak kíváncsiak, hogyan szerezzék meg és tartsák fenn a figyelmet egy online meetingen, hogyan építsék fel ezeket az alkalmakat.

Bár ez a téma nem szerepelt a megrendelésben, de indokoltnak láttam, hogy bevegyük a programba. A megrendelővel való egyeztetést követően az első két nap programján már nem változtattam, de a második két napot újraterveztem:

Az újratervezés során jött az ötlet: arra gondoltam, hogy az online készségeket a legjobban online lehet fejleszteni és elkezdtem azon töprengeni, hogyan lehetne egy napot úgy megcsinálni, hogy az online és a személyes képzések előnyeit vegyíteni tudjuk? Végül megcsináltam, ez a bejegyzés arról szól, mi történt előtte, közben és utána.

A dilemmák és a tervezés szakasza

Vállalati online képzésekből ha csak lehetőség van, nem vállalok egész naposat. A fél napos képzésekben hiszek, a teljes nap nagyon megerőltető. Szörnyen nehéz a résztvevők figyelmét egy munkanapon keresztül online fenntartani. De a fél nap működik. 70-80 perces blokkok, picit hosszabb szünetek, megbeszélt és következetesen betartott csoportszabályok, pörgős, változatos program, rengeteg interaktivitás, tapasztalati tanulás, aha-élmény, egy-két külsős alkalmazás: ezt még élvezni is lehet.

Arra gondoltam, tartok egy ilyet a csapatnak online. Az első gondolatom az volt, hogy a témát kell jól fókuszálni. Úgy gondolkodtam, az elmélet helyett (amit egyébként már leírtunk a Hallotok? című könyvünkben) legyen a fókusz a gyakorlaton: hogyan tudjuk fenntartani a résztvevők figyelmét, hogyan építsük fel az alkalmat, milyen eszközeink vannak? Legyen ez nagyon interaktív, élvezetes, legyen benne sok-sok gyakorlat, tapasztalati tanulás. De mit csinálok velük a nap második felében? 

Így jött az unortodox ötletem, hogy tegyünk egy kísérletet: délelőtt online vagyunk, majd egy picit hosszabb ebédszünet után délután személyesen folytatjuk. A csapat már dolgozott együtt, ismerik egymást és a helyszínt is. Budapesten vagyunk, ha 90 perces ebédszünetet tartok, mindenki be tud érni időben a terembe. Akár működhet is.

Aztán jöttek a már szokásos dilemmáim és felerősödött a zsongás a fejemben

Alapos mérlegelés után nyomós ellenérvet nem találtam, a csoportnak és a megrendelőnek egyaránt tetszett az ötlet. Oké, csináljuk.

De hogyan?

Innen jött a szakmai gondolkodás. Hogyan építem fel a délelőttöt? Mit teszek hozzá délután? Hogyan oldom meg, hogy a helyszínváltozás, az utazás ne törje meg a napot, a csoport lendületét? Mit csináljak, hogy ne két külön program, hanem egy modern, gyakorlatias és hasznos tréningnap legyen? Hogyan lesz íve a napnak, hogyan kötöm össze a délelőttöt és a délutánt? Mi legyen a szakmai anyag, hogyan ne legyen kevés, vagy túl sok, hogyan találom meg a megfelelő arányokat? Milyen gyakorlatok legyenek? Hogyan érem el azt, hogy az online és a személyes képzések legjobb elemeit, előnyeit tudjam egyesíteni egy napban? Mi történik, ha késnek, ha valaki nem jön el, mi történik, ha szétesik a csapat? Mi a legrosszabb, ami történhet? Volt min gondolkodni.

Showtime!

Reggel kilenctől délig tartott az online rész. Az elején nyitás, keretezés, célmeghatározás: két körülbelül 80 perces blokk, közte szünet, délben vége, fél kettőkor, tehát másfél órával később pedig személyesen folytatjuk. Délelőtt tanulunk és gyakorlunk, majd délután személyesen meg- és kibeszéljük ezeket a tapasztalatokat és átfordítjuk őket a mindennapokra. Mindenki kapcsol kamerát, hangot, mehetünk? Akkor kezdjük.

 Az online délelőttön arra figyeltem, hogy a résztvevők megtanulják, hogyan lehet megszerezni, majd megtartani a résztvevők figyelmét egy Teamses képzés, vagy meeting alatt. Tudtam, hogy érdekli őket a csoport kezelése is, de azzal csak délután akartam foglalkozni, mert annak megbeszélése egyszerűbb személyesen, mint online. A nap elején összeszedtük a pontos igényeket, résztvevői szükségleteket és úgy alakítottam a napot, hogy pontosan azokról legyen szó, amire szükségük van.

 A felépítés igen egyszerű volt: tudtam a pontos igényeket és azt is, hogy milyen tudást akarok átadni. Ezt fejben részekre bontottam, majd felépítettem a sorrendet, hogy mit miután mutatok meg. A sorrend ismeretében követtem Kolb tapasztalati tanulási modelljét: megvolt a cselekvés, a tapasztalás, megbeszéltük a reflexiókat majd elmeséltem, mikor és hogyan használható mindez és mentünk tovább a következő eszközzel, ami a már megtanultakra épült.

Adtam tréneri mintát is: látták, hogyan igyekszem megszerezni és megtartani az ő figyelmüket, hogyan prezentálok, milyen eszközöket használok, hogyan kezelem a résztvevőket. Időről időre rávilágítottam, hogy mit és miért csináltam.

A szünet után rövid energizáló gyakorlat, majd egyéni prezentációk következtek. Eddig megélték, tanultak, most ők jönnek, lehet csinálni. Véletlenszerűen választottunk a résztvevők közül és a kiválasztottaknak rövid felkészülés után egy szabadon választott témában 5 percben kellett előadni úgy, hogy azt kértem tőlük, minél több szünet előtt tanult eszközt alkalmazzanak. A csoport többi tagjának három megfigyelési szempontot adtam:

• Mit tesz a másik a figyelem megszerzéséért, megtartásáért?
• Hogyan beszél, hogyan ad elő? (hangsúly, hanghordozás, tempó, satöbbi)
• Te hogyan élted meg, miközben a másik beszélt?

Minden előadást a résztvevő önreflexiója követett, majd csak pár szavas visszajelzést adtunk. Leginkább a pozitívumokat emeltem ki, de kértem a résztvevőket, hogy a jegyzeteiket hozzák magukkal délutánra. Itt akartam hidat képezni a délelőtt és a délután között: hogy legyen közös, ám még kibeszéletlen élményük. A másik híd az volt, amikor a program végén Mentimeter segítségével összegyűjtöttük, hogy a délelőtti anyagból mi az, amivel többet szeretnének foglalkozni délután.

Ezzel zártam 12 óra körül. Megéltek, megtanultak és kipróbáltak új elemeket. Voltak visszajelzések, de éreztem, hogy mindenkiben maradt még kibeszélendő téma, ráadásul azt is tudtam, mivel szeretnének foglalkozni még délután. Úgy éreztem, ennek köszönhetően meglesz a kapcsolat a délelőtt és a délután között. Szünet.

Ebédszünet rohanással

Menet közben azon is gondolkodtam, hogy a vitorlázás lehet ilyen. Ha tudom, hová tartok, figyelem az aktuális széljárást és úgy állítom a vitorlákat, hogy arra menjen a hajó, amerre én akarom. A szelet nem tudom befolyásolni, de a vitorlát igen. A témákat, amiket ők hoztak nem tudtam és nem is akartam befolyásolni. De azt igen, hogyan dolgozzuk fel őket.

A kibeszélő show

Elsőnek érkeztem. A csapat is időben odaért, a kezdés előtti beszélgetések a délelőttről szóltak. Akkor hajrá, mehet a délután is.

A szituációs játék feldolgozásával kezdtünk. Arra kértem őket, hogy kiscsoportban gyűjtsék össze, mik voltak a legjobb gyakorlatok, tanulságok a délelőttből, mit javasolnak a többieknek, hogyan csináljuk, hogy jó legyen? Az volt a célom, hogy személyesen is beinduljon a csoport, hogy összefüggés lehessen a délelőtt és a délután között. Hagytam időt beszélgetni, a csoport bevonódott, itt tudták elmondani mindazt, amit délelőtt nem tudtak – és eddig nem is hagytam nekik.

A kiscsoportos beszélgetést egyéni prezentációk (ha már ez a téma…) követték és én trénerként pontosítottam, kiemeltem gondolatokat, majd hagytam nagycsoportban megvitatni azt, amire a csoport ráharapott. Szépen behozták az őket érdeklő témákat, korábbi tapasztalatokat, sikereket, kudarcokat és ezekről hasznos beszélgetést folytattunk. Széteső meetingek, kikapcsolt kamerák, csak névleg ott lévő résztvevők, viták a döntéshozók között, izgalmas volt. Talán még most is tartana, ha nem jött volna el az első szünet ideje – majdnem másfél óra volt ez a blokk.

A Tréneri Edzőtáborban tanultam a kreatív rombolás nevű eszközt, de csak nekem volt új: negatív brainstorming néven ismert, Kaszás György rükvercnek hívja, lényege, hogy megfordítjuk a gondolkodást. Nem arról van szó, mi a lehető legjobb kimenete valaminek, hanem éppen ellenkezőleg: mi a legrosszabb, ami történhet? Kell hozzá egy egyéni, vagy csoportos cél, ami a lehető legrosszabb kimenet kell legyen. Ha ez megvan (és pontosnak kell lennie!) arra kérem a résztvevőket először egyénileg, majd utána csoportosan, hogy írják fel, mit kellene tenniük, hogy ez történjen. A mi esetünkben az online meetingeknél a legrosszabb opció az volt, hogy összevesznek a stakeholderek, felbontják a tanácsadói szerződést, téged hülyének néznek és levesznek a projektről, netán ki is rúgnak. Izgalmas volt, amikor azon gondolkodtak, mit kellene tenniük azért, hogy ez történjen.

De ez önmagában nem elegendő: a végén vissza kell fordítani őket. Nézzék meg a listát, mi van abból, amit részeiben, elemeiben, netán teljes egészében csinálnak? Tesznek-e bármi hasonlót ahhoz, ami a listádban van? Ezt nagycsoportban megbeszéljük. A tapasztalatom, hogy remek meglátások, dobozon kívüli gondolatok, tabudöntögető gondolatok kerülnek elő, és ha a résztvevő akarja, mélyen magába is nézhet. Persze csak ha akarja, el lehet vinni a lovat a folyóhoz, de innia neki kell.

Bár volt prezim az online meetingek felépítéséről, de ennek csak pár diáját mutattam meg. A csoport figyelme önmagán, a saját helyzetükön volt és ezt nem akartam elrontani. Megnyíltak, tapasztalatokat cseréltek, vitáztak, közben behoztak két olyan esetet, amivel tudtam, hogy a nap végén még foglalkozni akarok.

Ez a két eset jó alapanyaga volt a programot záró action learningnek. Nagyon szeretem a módszertant, igazi Joker eleme a tréningnapnak: lényege, hogy van egy eset, amit az esethozó elmesél és a csoport tagjai tréneri facilitálás mellett feldolgoznak, ezzel tudást, tapasztalatot cserélve egymással. Mindkét eset róluk szólt: az egyik egy sikertelen prezentációról, a másik egy romboló résztvevőről. Az esetek megbeszélése során lehetőségem nyílt arra, hogy kiemeljem a szakmailag fontos részeket, összefoglaljam a nap szakmai anyagát úgy, hogy a résztvevőknek mindegyikkel kapcsolatban volt saját megélésük is.

Így sikerült keretes szerkezetbe helyezni a napot: reggel ők hozták be az igényeket, tanultunk, tapasztaltunk, majd megbeszéltük személyesen és a nap végén konkrét esetekről is beszéltünk. Így igyekeztem elérni, amit a tervezés során szerettem volna: egy olyan programot, ami az online és a személyes képzések legjobb elemeit vegyíti és egy egészet képez.

Negyed hatkor zártam, remek visszajelzéseket kaptam és nagyszerű volt látni, hogy a csoport egy része még negyed óra múlva is a témáról beszélgetett. Másnap is találkoztunk, hiszen az eredeti terv szerint a képzés negyedik napján a személyes prezentációs készségeket fejlesztettük. 

Reflexió, miért történt ami történt?

Szerintem nagyon fontos hogy megértsük, mi miért történt, mert akkor tudjuk reprodukálni az eredményt. A résztvevők felé van három kérdésem ilyenkor: hogyan élte meg a másik, mit csinált jól és mit csinálna másként? Elkerülhetetlen, hogy ezeket magamnak is feltegyem.

Jó móka volt, élveztem. Szakmai kihívásnak, játéknak fogtam fel, kíváncsi voltam, mi történik, ha olyat csinálok, amit még nem tettem. Igyekeztem felelősséggel és alaposan csinálni. Az elején izgultam, délután nyugodtam meg, de végig nem mertem hátradőlni. Nagyon figyeltem és vigyáztam a csoportra, estére nagyon elfáradtam.

 Azt gondolom, hogy kellett a kapcsolódás a délelőtt és a délután között. Segített hogy a csoport már ismerte egymást és hasonló kihívásokkal küzdöttek. Jó volt, hogy a program rájuk volt szabva és rugalmas volt. Nagyjából sikerült megtalálni az elmélet és a gyakorlat arányát. Segített, hogy a saját témáikkal dolgozhattak. 

 A nap szerintem tréneri szempontból nehéz. Sok módszertant online és személyesen is magabiztosan kell csinálni, meg kell szerezni és fenntartani a résztvevők érdeklődését, jól kezelni a csoportot a nap minden részében, különben hiteltelenek leszünk – ebben a programban ezt tanítjuk, tehát nekünk is jól kell csinálni, mi leszünk a minta.

A nap módszertanilag változatos volt, voltak:

• online gyakorlatok
• prezentáció személyesen és online
• energizálás személyesen és online
• szituációs játékok fel, le- és kivezetéssel személyesen és online
• Használtuk a Teams funkcióit, Mentimetert, Wheel Decide-ot.
• Személyesen kiscsoportos és nagycsoportos gyakorlatok
• Rapid randi
• Kreatív rombolás (negatív brainstorming, rükverc)
• Action learning

is volt, Kezelni kellett a csoportot, ráérezni a valódi szükségleteikre, rugalmasan alakítani a programot, tartani az időt, képben kellett lenni szakmailag.

Mit csinálnék másként? 

Legközelebb előre felmérném az igényeket, amivel időt spórolnék és több lehetőségem lenne felkészülni. A témák súlyozásán még dolgoznék, a résztvevők kezelésének témájával többet lehetett volna foglalkozni. A program lehetett volna 30 perccel hosszabb. Az online részt tarthattam volna a tréningteremben, hogy nekem ne kelljen rohanni. Segített volna, ha ott van egy kolléga, a pók a falon, hogy a végén visszajelzést kapjak.

Biztosan lehet máshogyan, és/vagy jobban csinálni. Úgy érzem, az első kísérlet sikerült, találtunk egy módszert, ahol vegyíteni lehet az online és a személyes képzéseket.

Látom a korlátait, a határait, amiket ezentúl is feszegetni akarok.

Miért ne? Azért vannak.